Comment rendre son conseil d’administration plus efficace ?

Qu’entend-on par efficacité du conseil d’administration ?

Le Conseil d’Administration (CA) est habituellement chargé de valider la stratégie de l’entreprise et de « surveiller » son exécution. Il est plus efficace lorsqu’il agit comme un soutien à la stratégie plutôt que comme un organe de contrôle. Mais comment rendre son conseil d’administration plus efficace ?

Afin d’y arriver, il faut s’assurer de traiter les sujets de fond et pas uniquement de valider les indicateurs de l’entreprise.

L’efficacité du CA peut être mesurée par rapport à sa capacité à remplir ses missions.

Garde-fou des décisions prises par les actionnaires, jusqu’à quel point est-il capable de protéger leurs intérêts ?

Concernant la stratégie de l’entreprise, jusqu’où peut-il intervenir en cas de dégradation de la performance ?

A-t’il la capacité de bien définir le profil des dirigeants nécessaires à la firme ?

Est-il en mesure de participer à la création et au développement des connaissances spécifiques ?

Au niveau de sa composition, un CA est dit plus efficace lorsque les fonctions de gestion et de contrôle ne sont pas exercées par la même personne. Il est également mieux qu’il soit de petite taille. De plus, il est recommandé qu’il regroupe des administrateurs indépendants et des comités spécialisés de fonctionnement.

L’efficacité du CA peut aussi être définie comme le degré de satisfaction atteint dans l’accomplissement de ses missions. Elle est alors appréhendée en termes de sa capacité à accomplir ses différentes missions (contrôle, stratégie, services et conseils).

Quels sont les leviers pour augmenter efficacité du Conseil d’Administration ?

L’efficacité du CA repose sur trois piliers:

La clarification de son rôle de CA, l’efficacité personnelle et l’efficacité collective.

Ce qui peut être résumé par les questions suivantes :

• Traite-t-on les bons sujets ?
• A-t-on les bonnes personnes autour de la table ?
• Et l’animation du Conseil d’Administration est-elle efficiente ?

La gouvernance ne sera pas véritablement un outil de croissance pour l’entreprise si l’un de ces points est défaillant.

1. Le rôle du conseil d’administration

Le rôle du CA peut varier en fonction de son actionnariat, sa direction, ainsi que la situation de l’entreprise (financière notamment).

La question de « traite-on des bons sujets » est abordée dans le chapitre sur l’efficacité collective.

2. L’efficacité personnelle

Quel que soit le Conseil d’Administration, être sollicité pour devenir administrateur d’une entreprise est toujours signe de reconnaissance et de « prestige ».

Cependant, lorsque l’on accepte un mandat d’administrateur, on s’engage à œuvrer au service de l’entreprise, sans compter son temps.

L’efficacité de chaque administrateur – administratrice est par conséquent importante pour le CA, l’entreprise, ainsi que pour soi, afin de limiter le côté chronophage.

Ses compétences (vision stratégique, expertise financière, juridique ou numérique, connaissance du secteur d’activité), son expérience et sa disponibilité sont clé.

À cela se rajoute des qualités essentielles telles que l’indépendance d’esprit, l’intégrité, la loyauté, la curiosité et le sens des responsabilités.

De plus, une certaine dose de leadership accompagnée du sens de la solidarité et de l’esprit d’équipe sont également indispensables.

Par ailleurs, la formation des administrateurs une fois recrutés est absolument nécessaire, afin d’en tirer le meilleur.

Que ce soit au niveau du business, du secteur et des enjeux du marché de l’entreprise, un certain degré de connaissance est obligatoire, sans forcément devenir spécialiste.

Un programme de rencontre avec les autres administrateurs et les principaux membres de la direction est conseillé. Il est également recommandé d’envisager des séances de travail avec des experts sur des points techniques particuliers.

C’est normalement au Président du Conseil d’administration de veiller à cette bonne connaissance et compréhension.

Il peut être recommandé de faire appel à un coach exécutif en début de mandat pour diverses raisons.

Pourquoi faire appel à un Coach exécutif ?

Un coaching individuel renforce la capacité à asseoir sa légitimité et son savoir-être. Il permet de développer l’art du questionnement, notamment l’habileté à formuler les bonnes questions. Il accompagne également à maximiser l’impact de la prise de parole en public.

Un coach professionnel aide à clarifier les intérêts divers des différentes parties prenantes. À travers un accompagnement individuel, tout en respectant la déontologie, il peut aiguiser l’art de convaincre et la capacité d’influence.

Bien entendu, le choix du coach est important. Il est encore plus utile de mandater un coach certifié officiant également en tant que formateur sur ces thématiques.

En effet, le coach-formateur est à même de superviser avec pédagogie le nouvel administrateur ou la nouvelle administratrice, tout en lui transmettant des connaissances supplémentaires.

Les retours d’expérience en séance de CA permettent notamment de maximiser le potentiel du nouvel administrateur, de la nouvelle administratrice.

3. L’efficacité collective

Le conseil d’administration et le comité de direction (Codir ou Comex) sont les deux instances essentielles en matière de contre-pouvoirs de collégialité.

Le comité exécutif est composé de dirigeants et managers de l’entreprise. Il est conseillé que le CA accueille des administrateurs externes indépendants avec des représentants d’actionnaires et éventuellement du personnel.

Cependant, rassembler des personnes compétentes et de bonne volonté au CA, ne garantit pas son bon fonctionnement. En effet, de multiples biais peuvent entraver leurs interactions.

Leur bonne entente est un gage de bon fonctionnement de l’entreprise, leur mésentente est source de dysfonctionnement et d’inefficacité.

Par conséquent, il est important d’instaurer un environnement propice et méthodique pour que l’ensemble des participants collabore avec efficacité.

La mise en place d’un règlement intérieur pour le CA en fait partie. Elle permet de poser un cadre. C’est aussi un outil pour recruter un nouvel administrateur car cela défini un référentiel de travail commun.

Le règlement intérieur doit aborder précisément le fonctionnement du CA, afin de poser les bases d’un fonctionnement effectif.

On y retrouve le nombre de réunions dans l’année et le mode de participation des administrateurs – administratices. La confidentialité doit y figurer, ainsi que les éventuels rôles particuliers de certains administrateurs.

Six réunions par an semblent être un minimum. Une des séances annuelles du Conseil doit, de plus, idéalement être consacrée à son auto-évaluation.

Sans oublier que les temps d’échange doivent être suffisamment longs pour aborder les sujets importants de l’entreprise. Il est impossible de tenir des séances sur deux heures uniquement sans nuire à l’efficacité du CA. Quatre heures sont en général conseillées pour pouvoir aborder en profondeur les sujets stratégiques et éviter de faire prendre au CA des décisions insuffisamment travaillées.

Les bénéfices du coaching en conseil d’administration

Un coaching collectif ou une facilitation d’équipe aide grandement à instaurer cet environnement propice et méthodique.

Un coach de dirigeants rompu à cet exercice peut aider à renforcer l’efficience du CA de manière exponentielle.

Pour une performance optimale, il est possible d’envisager plusieurs processus de coaching selon les besoins.

Le coaching d’équipe en amont des séances du CA, de par son approche systémique peut fortement renforcer la cohésion au sein du CA. Cela consolide une position de force par rapport au comité exécutif.

Un master coach orienté solution permet de prioriser les points essentiels à aborder avec le Codir.

Il veille à ce que tous les administrateurs expriment leur point de vue et que chacun soit écouté.

Face à des divergences d’opinion, il accompagne vers le consensus ou à défaut, vers une décision prise à la majorité.

En cas de problème à résoudre, un coach professionnel utilise l’intelligence collective et les apports de chacun pour fertiliser la collaboration générative. Son expertise permet souvent de faire émerger des solutions co-construites, auxquelles personne n’avait pensé.

Finalement, ce coaching de groupe a l’avantage d’approfondir les relations entre les administrateurs, la cohésion d’équipe et de motiver à nouveau.

En faisant prendre du recul, il renforce la confiance en soi de chacun, ainsi qu’une meilleure gestion du stress.

Coaching professionnel en conseil d’administration

Il est également possible de faire appel à un coach d’affaires spécialisé en systémique pour faciliter directement les séances du CA.

Le coach permet en sus des points cités ci-dessus, de réduire les tensions et de prévenir les conflits.

Il peut soutenir le Président du Conseil d’Administration (PCA) dans la gestion du temps de la séance.

Il aide également le PCA à veiller à ce que tous les points de l’ordre du jour soient abordés dans le temps imparti.

Notamment la revue de la situation actuelle avec les points marquants et les décisions à prendre présentées par le management. En général un sujet de fond stratégique pour l’entreprise parmi ceux identifiés est également abordé.

Finalement, un accompagnement personnalisé peut être envisagé sur des besoins particuliers pour l’un des administrateurs (cf § efficacité personnelle).

Pour plus d’information, contactez Fabienne Revillard

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